Hồ sơ trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Việc mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là chiến lược rất phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhằm tiếp cận thị trường mới, nâng cao hiệu quả hoạt động và khẳng định thương hiệu. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định pháp luật về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và lập địa điểm kinh doanh. Bài viết này Nguyên Luật sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin về hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam. 

Khái niệm chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được hiểu như sau:

• Chi nhánh là một bộ phận thuộc công ty, do công ty thành lập và quản lý. Chi nhánh có thể thực hiện một số hoặc tất cả các công việc của công ty, bao gồm cả việc đại diện cho công ty khi được ủy quyền. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải giống với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện là bộ phận thuộc doanh nghiệp, do doanh nghiệp thành lập và quản lý. Văn phòng đại diện có thể thay mặt công ty thực hiện như giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, bảo vệ quyền lợi của công ty. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
• Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ,… 

Hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì người đại diện hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh theo Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sau khi đã chuẩn bị các hồ sơ như trên, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo các phương thức sau đây:

• Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
• Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính
• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Theo đó, trình tự đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

• Trong trường hợp đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Trong trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:
  • Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn)
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ
  • Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Trong trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh:
  • Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp   (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn). Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ
  • Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Hồ sơ, trình tự thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì thành phần hồ sơ thông báo lập địa điểm kinh doanh gồm: 

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo Mẫu Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, người thành lập doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh theo các phương thức sau:

• Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
• Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính
• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Theo đó, trình tự lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

• Trong trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
  • Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
  • Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
• Trong trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng
  • Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn).
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
  • Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ
• Trong trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
  • Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn). Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
  • Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ

Căn cứ pháp lý: 

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Luật doanh nghiệp 2020

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin về hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quý Khách hàng có bất cứ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn thông tin về hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp tại bất kỳ khu vực nào, vui lòng liên hệ đến chúng tôi thông qua các thông tin bên dưới.

LIÊN HỆ NGUYÊN LUẬT

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý tận tâm, chuyên nghiệp, hệ thống tổng đài của chúng tôi luôn phục vụ 24/24h nhằm mang đến cho khách hàng sự hỗ trợ nhanh nhất và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và thực hiện các dịch vụ pháp lý nhanh chóng, uy tín và hiệu quả!

• Hotline: 0931.79.92.92 (Luật sư Nguyễn Thành Trung)
• Email: luatsu@nguyenluat.com