Thủ tục thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam hiện nay quy định việc thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có các hình thức là: biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản và hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Việc lựa chọn hình thức nào để tiến hành thủ tục này sẽ cần phải đáp ứng được các điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, đối với hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, Luật Doanh nghiệp đã dành hẳn một điều luật riêng biệt để quy định về thủ tục này. Vậy ai là người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản? Thủ tục lấy ý kiến theo hình thức này được thực hiện như thế nào? Và hiệu lực nghị quyết, quyết định đã được thông qua được quy định ra sao? Bài viết này, Nguyên Luật sẽ trả lời các câu hỏi trên.
Căn cứ pháp lý
- Luật doanh nghiệp 2020
1. Công ty được áp dụng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định Hội đồng thành viên trong những trường hợp nào?
Khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định các trường hợp buộc phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp. Cụ thể bao gồm:
- Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty
- Quyết định phương hướng phát triển công ty
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch hội đồng thành viên; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm
- Tổ chức lại, giải thể công ty.
Do đó, việc thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên không thuộc một hoặc một số các trường hợp được nêu trên thì công ty có thể tiến hành lấy ý kiến bằng văn bản để thông qua.
2. Thẩm quyền và trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng thành viên khi lấy ý kiến thành viên bằng văn bản
Trường hợp Điều lệ Công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 61 Luật doanh nghiệp. Theo đó:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên.
3. Thủ tục thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên.
Các nội dung chủ yếu của phiếu lấy ý kiến
Phiếu lấy ý kiến của các thành viên phải bao gồm các nội dung sau đây:
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân, tỷ lệ phần vốn góp của thành viên Hội đồng thành viên
- Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến
- Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Bươc 2: Lấy ý kiến
Sau khi đã soạn thảo đầy đủ các hồ sơ được nêu tại bước 1, Chủ tịch hội đồng thành viên gửi toàn bộ hồ sơ này đến thành viên của hội đồng thành viên để tổ chức lấy ý kiến.
Phiếu lấy ý kiến được coi là hợp lệ khi có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên Hội đồng thành viên và được gửi về công ty trong thời hạn quy định.
Bước 3: Kiểm phiếu và thông báo kết quả kiểm phiếu
Sau khi hết thời hạn quy định gửi phiếu lấy ý kiến về công ty.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty. Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, nghị quyết, được thông qua đến các thành viên.
Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Mục đích, nội dung lấy ý kiến
- Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên đã gửi lại phiếu lấy ý kiến hợp lệ; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên mà công ty không nhận lại được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi lại phiếu lấy ý kiến nhưng không hợp lệ
- Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết; tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có)
- Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được; tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết
- Nghị quyết được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng
- Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu.
Lưu ý: Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
4. Hiệu lực nghị quyết của Hội đồng thành viên trong Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên trở lên
Theo Điều 62 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về hiệu lực Nghị quyết của Hội đồng thành viên trong Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên được quy định như sau:
- Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết đó.
- Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua bằng 100% tổng số vốn điều lệ là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả trong trường hợp trình tự và thủ tục thông qua nghị quyết đó không được thực hiện đúng quy định.
- Trong trường hợp thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết đã được thông qua thì nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết đó đến khi có quyết định hủy bỏ của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực pháp luật, trừ trường hợp áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin cơ bản về thủ tục thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản trong Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên trở lên. Nếu quý Khách hàng có bất cứ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn thông tin về thủ tục thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản trong Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên trở lên tại bất kỳ khu vực nào, vui lòng liên hệ đến chúng tôi thông qua các thông tin bên dưới.
LIÊN HỆ NGUYÊN LUẬT
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý tận tâm, chuyên nghiệp, hệ thống tổng đài của chúng tôi luôn phục vụ 24/24h nhằm mang đến cho khách hàng sự hỗ trợ nhanh nhất và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và thực hiện các dịch vụ pháp lý nhanh chóng, uy tín và hiệu quả!
- Hotline: 0931.79.92.92 (Luật sư Nguyễn Thành Trung)
- Email: luatsu@nguyenluat.com
